01.什么是协查流动人口的函（核心定义）
协查流动人口的函, 指的是机关或者是街道办事处, 又或者说是社区还有村民委员会这些基层单位, 在面临流动人口管理、治安管理、案件侦办、突发事件核查等情况时, 因为需要搞清楚某个流动人员到底有什么户籍信息, 现居住地址在哪里, 上班的单位是什么, 什么时候来的又什么时候走的, 同住的人都还有哪些人, 过去有没有违法记录等种种情况, 而向该人员原本籍贯所在地的机关, 或者是他离开的地方派出所, 亦或是相关的职能部门, 所发出的正式公函。
适用场景（高频）：
02.法律依据（必须援引的规范）
在撰写那份协查函的时候, 需要在文中的正文部分或者是放在后面的附件说明里头, 把下面提到的这些个法律法规条文给引证出来, 这么做是为了为了确保那封函件在法律上是合法的。
1. 《中华人民共和国人民法》在二零一二年进行了修正, 该法律的第九条指出, 如果机关的人民发现有一些人员存在违法犯罪的嫌疑, 那么他们可以在现场直接进行盘问和检查。
若是后续还需要继续排查相关情况的话, 就可以把这些人带到机关去。经过进一步的盘问和检查工作, 如果没有发现有违法事实的话, 就必须立刻将其释放。要是涉及到了跨区域的协查工作, 那就需要参照部制定出台的相关规定来执行。
2. 按照2016年由国务院发布的第六百六十八号令所制定的《居住证暂行条例》第七条规定, 负责流动人口居住地的机关需要从受理之日开始计算, 在十五个工作日之内做出最终的审批决定。
完成决定后, 必须将居住证发放给相应的流动人口。同时, 流动车辆户籍所在地的当地机关也需要拿出实际行动来给予必要的支持, 并且进行积极的协助配合工作。
3. 根据《流动人口服务管理条例》中由国务院在2009年通过的、被标记为第553号令的这个规定里的第六条和第七条的相关内容, 机关必须去开展工作。
同时, 那些跟流动人口户籍所在地的其他有关政府主管部门也要参与进来, 另外, 现居住地那边的其他有关政府主管部门也得加入工作。大家都应当按照自己负责的职能分工来执行任务。主要的工作目标是做好流动人口的这个居住登记环节的事情。还需要把好关于流动人员的身份进行核实这一关。
4. 《机关办理行政案件程序规定》这个文件是部发布的, 编号为149号令, 在2018年进行了修订, 其中第六十七条提到了一件事情, 如果有需要让异地的机关来协助调查和取证的这种情况, 应当制作一份协助调查取证函, 这份函件通过机关之间存在的协作渠道送达出去。
5. 根据机关内部执法监督工作规定的相关条款, 在开展跨区域警务协作的时候, 协查函件必须通过正式的公文渠道进行送达, 比如使用机要通信或者是警务协作平台的方式。不可以采用口头表达或者是私人通信的方式来替代上述要求。
函件中必须写明法律依据条款编号, 收函单位应该依据这些条款编号来办理相关事宜。
03.函件标准格式与必备要素（逐项拆解）
编写一份符合标准要求的协查流动人口工作函件, 是需要涵盖一些特定内容的, 如果缺少其中的关键部分是不行的, 具体这些必须包含的要点有:
1. 函头（发函标识）
发函单位的整个名称, 就像“XX市局XX分局XX派出所”这样写。
发文字号, 它的格式就是 X 公（协）〔2026〕XXX 号, 其中年度是放在六角括号里面的。
在进行密级以及紧急程度的标注时, 如果涉及案件的侦查工作, 那么应当标注“机密”或者是“特急”。
2. 标题
固定格式：关于协查流动人口的函 或 关于请协助核实XXX（姓名）流动人口信息的函
如果情况牵涉到具体的案件, 那么就能够在标题里面把案由给标注出来, 打个比方就是“关于协查涉XX案流动人口XXX信息的函”这种情况。
3. 主送单位（收函方）
需要写全称, 比如"XX省XX市局XX分局XX派出所”。
抄送单位会被另外排列成单独的一项。
4. 正文（核心部分，按以下顺序）
（1）发函事由（为什么查）
需要清楚地说明事情的原委, 理由是正在办理名为XX的案件, 或者正在进行针对出租屋的治安检查, 亦或是开展了关于社区的网格排查工作, 在这些工作过程中发现了或者是掌握了一些人员的个人信息, 所以现在需要对这些信息进行协助核查与确认。
只需要写一句话就行了, 不要把案件的具体细节写出来, 如果有属于机密的那些事情的话, 就另外附上单独的保密文件。
（2）需协查人员信息（查谁）
姓名
必须填写18位的身份证号码, 而且这串数字一定要跟户籍登记的完全一样。
户籍地址需要写得特别清楚, 必须要详细到具体的门牌号码。
请提供您当前实际居住的具体地址, 如果存在的话。
其他辅助性的用来识别的信息, 这些东西, 包括了手机号码、从事的行业以及所属的单位、出发和到达的时间等等, 具体的到底需要提供哪些东西, 那就得看当时的实际需要情况而定了。
（3）协查事项（查什么）
逐次清晰地列出来, 并且要使用“请协助核实以下内容: ”这些词语作为引导的起始, 之后采用分点的模式来进行表述。
看看这个人户口的登记状态是怎样的, 具体包括户口是不是已经迁走, 或者是不是已经被注销了。
实际居住的地址, 以及居住的时间开始和结束的这段时间。
近期这段时间里, 您的行动路线信息, 这其中包括了乘坐飞机或者火车的出行记录, 还有在入住酒店或者民宿时留下的登记手续。
请问有没有牵扯到其他的案子, 或者是受到了行政部门的处罚。
需要填写一起居住的人的相关资料。
除此之外, 还有一些特定的事情, 是要根据具体的案件情况来确定是否需要去进行核实的工作。
（4）回复要求（怎么回）
你需要明确地回复具体的期限, 通常情况下, 我们会要求对方在收到函件的三天之内进行回应, 如果遇到那些急需处理的案件, 那么这一时间就可以缩短到二十四小时以内。
明确回复方式, 比如书面函复关于协查流动人口的函，或者警务协作平台电子回函, 或者电话确认后补书面。
必须明确回应的内容里要包括哪些具体的格式要求, 也就是说, 一定要附带诸如户籍证明的复印件还有居住登记的记录之类的作为佐证材料。
（5）法律依据（凭什么查）
根据《中华人民共和国人民法》第X条的规定, 还要参考《机关办理行政案件程序规定》第X条的内容, 现在通过发函的方式请你们单位来帮忙配合协助。
5. 附件
请提供需要协助调查的人员的身份证件复印件, 并且在复印件上加盖发文单位印有“与原件核对一致”字样的印章。
负责办理案件的, 也就是经办民警所持的工作证件的复印件。
如果您不是自己去办理这件事, 就需要写一份委托书。
相关的案件立案审批表, 如果是涉及到了案件的情况, 需要按照保密级别的规格来进行管理。
6. 落款
必须要在发函的这上面盖上单位的公章。
经办人的姓名、经办人的联系电话以及经办人的职务。
日期, 也就是年月日, 这些都要用阿拉伯数字来表示。
如果有抄送单位的话, 就把他们的名字写在这。
7. 版本与份数
在页面旁边写上“共X页, 第X版”这样的内容。
关于涉密函件需要注明这封函件总共有多少份, 同时还要给出具体的编号。
04.规范写作模板（可直接套用）
X公（协）〔2026〕XXX号
【机密/内部】（视案情定）
关于协查流动人口XXX信息的函
XX省XX市局XX分局XX派出所：
我单位因办理〔案件名称/检查事项〕，掌握以下人员信息，需请贵所协助核实其户籍及居住相关情况。
一、需协查人员基本信息
姓名：XXX
性别：X
身份证号码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX
户籍地址：XX省XX市XX区XX路XX号XX室
已知现居住地址：XX省XX市XX区XX路XX号（20XX年X月起）
联系电话：1XXXXXXXXXX
二、协查事项
请贵所协助核实以下内容：
（1）上述人员户籍登记状态，是否已办理户口迁移或注销；
（2）20XX年X月至今的实际居住地址及居住起止时间；
（3）该人员近期（20XX年X月至X月）来去本地区的交通记录及住宿登记信息；
（4）该人员是否存在未结治安案件、行政处罚或刑事犯罪记录；
（5）如该人员已迁出本辖区，请提供迁出时间、迁入地及联系渠道。
三、回复要求
请于收到本函后3个工作日内（即2026年X月X日前），以书面函复形式（或警务协作平台电子回函）将核实结果反馈我单位。函复须附相关户籍证明、居住登记记录等佐证材料复印件（加盖贵所公章）。
紧急联系人：民警XXX关于协查流动人口的函，电话：0XXX-XXXXXXXX。
四、法律依据
依据《中华人民共和国人民法》第九条、《机关办理行政案件程序规定》（部令第149号）第六十七条之规定杭州市上城区明德公益事业发展中心，现函请贵所协助。
附件：1. 需协查人员身份证复印件
2. 经办民警人民证复印件
3. 〔其他附件〕
XX市局XX分局XX派出所（公章）
经办人：XXX（职务：X）
联系电话：0XXX-XXXXXXXX
2026年X月X日
（共X页，第1版）
抄送：XX分局治安大队、XX分局警务协作办
05.写作中的高频疑难与规范处理
1. 能否用电话或微信替代书面函件？
不行。按照部门关于警务协作方面的规定, 如果是跨地域去查案子, 那个请求必须是用正式的写信函件来送过去, 或者是送到比如全国机关警务协作平台上面去。打个电话只能用来提前说一声, 或者确认一下那个信该怎么收, 它不能代替那些书面的文件。
2. 涉及未成年人或特殊身份人员，措辞有何不同？
针对未成年人的情况, 函件里面的身份证号要使用“（未成年人）”这个标记来代替, 在核实事项这块, 要增加填入监护人联系方式以及实际抚养人信息的内容, 作为依据, 需要加上《未成年人保护法》里面相应的条款内容。
只要涉及到精神障碍患者, 就新增一个叫做是否在医疗机构住院治疗的核查项目, 并且增加《精神卫生法》第二十八条作为依据。
3. 收函单位以"不属管辖"为由拒办怎么办？
函件里面早就说好了, 这名人的户籍是登记在对方那个地方的区里的, 后面还附有户籍地址呢, 所以管辖的依据是非常明确的。
如果对方还是拒绝办理的话, 你可以把这件事情同时抄送给双方的上级机关里负责警务协作的那个部门, 然后由那里的上级来进行指定或者协调工作。
根据《机关办理行政案件程序规定》第六十七条第三款的规定, 当异地机关提出请求，要求协助进行案件调查并提取证据, 或者要求协助落实强制性的约束措施时, 接收该请求的机关应当拿出积极的行动来提供必要的配合与支持。
4. 函件中能否写"请求配合抓捕"？
是不行的。协查函这个东西, 它只是拿来核对信息的, 不能带上抓捕或者传唤这些强制措施的指令。要是真的需要采取强制措施的话, 那就得另外发出《协助执行通知书》, 或者是通过在警务协作平台下达这样的方式去做, 而且还需要附上立案决定书、拘留或者逮捕审批表这些法律文书才行。
5. 电子函与纸质函效力是否一致？
就是通过用全国警务协作平台这个系统去发电子协查函的话, 它和纸质的信件是一样的法律效力, 然后平台上回回来的那个函呢, 就当是书面的回函来看。但是要是遇到了那些涉及国家的秘密案件, 比如机密级还有更高级别的案件, 那就不能用网络平台了, 非要通过机要通信的那个专门渠道, 把纸质的原件送过去才行。
06.发函前自查清单（防止退回或延误）
请你来核实一下, 文件中那个发文字号以及密级的标注情况, 看看是不是正确无误。
收函单位的全称写得对不对, 要是不写全称而写了简称, 就会把文件退回来, 所以必须确保名称准确无误。
检查被协查人员的身份证号码是否经过了系统的核实验算, 这样可以避免因号码错误而导致查无此人的情况发生。
协查的事项具体不具体, 能不能实际操作, 这一点要明确检查。要杜绝使用诸如“请全面核查”这样意思模糊不清的表述方式。
这个回复期限的设置是否处于合理的范围, 通常来说需要不少于3个工作日, 针对案件性质紧急的情况则必须明确注明需要在24小时之内完成回复。
请检查附件是否已经齐全, 并且已经在文件上加盖了核对章。
[ ] 经办人联系方式是否有效
法律依据条款编号这个事, 到底准不准确。
[ ] 公章这一事项, 到底有没有加盖上去, 还有说在多页文件的情况下, 那个骑缝章盖得是不是合乎规范, 都需要去检查一下。
是否要在警务协作平台里面进行录入备案, 并且保持同步。
07.与其他易混淆函件的区别
在发送函件之前, 一定要先确认好相关事项的性质是什么, 然后再去选择对应的那个文书类型, 这样才能避免出现那个该用协助执行通知书的事情却只发了协查函的情况, 从而导致执法程序出现瑕疵。
